【バクスター・ジャパン株式会社】【東京】総務 & 社長室アシスタント（正社員）

【期待する役割】
■Executive Assistantとして、GM（ゼネラルマネジャー／社長）の秘書業務を行うだけでなく、コーポレートアドミン／総務として、オフィスおよび全社の円滑なオペレーションを支える重要な役割を担います。
■社内の各部署や外部ベンダーと密接に連携しながら、社内全体に関わる管理・運営・コミュニケーション関連の活動をサポートします。
※Executive Assistant業務の比率は約40％程度で、主たる業務は総務・庶務となる見込みです。

【職務内容】
■GM（社長）付エグゼクティブアシスタント業務
・GMのスケジュールおよびカレンダーマネジメント
・GM名義の各種コミュニケーション文書の作成、レビュー、送付
・会議の企画・準備（会議室・オンライン設定などのロジ対応、アジェンダ作成、資料準備等）
・GMが利用するサービスベンダーの管理
・社内システムを用いたGMの経費精算・経費管理のサポート
・国内外出張の手配（フライト、ホテル、移動手段など）
・グローバルチームからの来訪者の受け入れおよびサポート
・必要に応じて、他ディレクター（役員等）の業務サポート
■兼務としてのコーポレートアドミン業務
・関係各所と連携しながら、コーポレートアドミンおよび総務関連のオペレーションを担当
・請求書処理および支払手続きの実施（社内ルールに基づいた正確な処理）
・全社的な事務・管理オペレーションおよび各種問い合わせ対応のサポート
・全社イベント／全社事項の運営サポート
例：タウンホールミーティング、ナショナルキックオフミーティング
・その他、必要に応じた総務・コーポレートアドミン関連業務
■社内コミュニケーション
・社内ニュースレターの制作・運営
・各部門からの情報収集・原稿依頼
・記事ドラフトの取りまとめ、編集、内容整理
・レイアウトデザインの調整
・発行スケジュールおよび配信・展開の管理
・社内ステークホルダーとの連携を通じた、コンテンツの適時・正確な提出のフォローアップ
・コーポレートブランド、トーン＆マナー、コミュニケーションガイドラインとの整合性の確保
■追加業務／付加価値となる領域
・IT関連の一次窓口・コーディネーション
・ITベンダーとの連携
・オフィス内システムのサポート
・必要に応じたエンドユーザー（従業員）サポート
・社外コミュニケ…